ECM - archiviazione documentale

[fungo]

Ciao a tutti, volevo avere delle info in merito a questi sistemi tipo CMS di archiviazione documentale.
Cosa ne pensate, sono sistemi validi per le aziende ?

Mi hanno proposto un software web based sull'archiviazione documentale. Provandolo il sistema è ottimo per l'archiviazione dei dati, ma penso che sia indicato ad aziende che hanno una mole di dati enorme.
Il mio classico archivio con sotrage di rete è ottimo, e con le funzioni di windows riesco a trovare sempre tutto.

Allora questi sistemi a cosa servono ?

Solo a tenere traccia di chi tocca e modifica il file ?

:berto:

Ciao e buona spiaggia

[countzero999]

A mio avviso, nella loro semplicità della problematica da gestire (poi dipende dai casi), i sistemi di archiviazione documentale sono di sicuro interesse.

Ad esempio ho visto utilizzare un sistema presso un'azienda che aveva la necessità di archiviare dei documenti nella quale vi era una firma degli utenti.
Qui viene fatta la scansione e la trasformazione del documento in formato elettronico (pdf nel dettaglio) e poi vengono aggiunte una serie di chiavi per la ricerca, data, cognome, nome, tipologia di documento, ed altro ancora.
In questo modo la ricerca può avvenire in diverse modalità.

E questo è solo un esempio in cui i documenti sono fisici e vengono dematerializzati, ma lo stesso può essere per file solo elettronici o addirittura misti.

:-) il mio contributo alla discussione

[zedr]

Risposta breve: workflow, versionamento, staging (con check-in e check-out) e gruppi di lavoro.