Spero che il titolo sia chiaro, credo sia importante per il fatto che ho parlato con uno degli avvocati che rispondono al numero telefonico dell'URP Garante Privacy
Dopo un continuo provare e riprovare ho preso la linea ed ho avuto risposta a tutte le domande. Spero possano servire.
1. Come dare informativa ai propri clienti e fornitori, considerando che è possibile dare comunicazione sia scritta che verbale. Quale di questi metodi bisogna utilizzare A/R, Fax, Lettera normale, e-mail, o voce?
R. Non è necessario inviare A/R, ma può bastare un Fax, oppure lettera normale oppure l'e-mail oppure la comunicazione verbale.
2. Occorre un qualcosa che attesti che la notifica ai propri clienti e fornitori sia stata data? Bisogna anche ottenere il consenso al trattamento dei dati?
R. Se si tratta solo di dati da trattare per scopi di contabilità è sufficiente aver dato comunicazione. Il consenso non è obbligatorio.
3. Nel caso di un forum o newsletter dove vengano chiesti nick, e-mail, ip bisogna dare l'informativa e redigere il DPS?
R. L'informativa deve essere sempre data, mentre se i dati raccolti servono solo ad espletare il funzionamento del forum si raccomanda solo di aver cura nel custodirli ed il DPS non è obbligatorio. Se ci fosse ad esempio il nome e cognome scatterebbe l'obbligo di redigere il DPS.
4. Il DPS deve avere data certa?
R. Ni. Forse è meglio spedirselo a se stessi, anche se la firma e la data fungono da autocertificazione.
5. Il backup dei dati personali dove deve essere custodito, e quelli fiscali come le fatture?
R. Per i primi bisogna garantire una buona sicurezza, quindi il locale deve poter essere chiuso al pubblico e alle persone non autorizzate al trattamento, e devono essere custoditi in una piccola cassaforte. Per le fatture e contratti e sufficiente una scrivania o cassettiera con chiave e posti sempre in una stanza che possa essere chiusa come sopra.
6. Posso utilizzare un antivirus o firewall freeware?
R. Si se è specificato che la licenza è freeware anche per uso commerciale.
7. A livello hardware è vero che serve un unità UPS e perchè?
R. Serve principalmente per garantire che in caso di mancanza di corrente durante magari la gestione, apertura o chiusura dell'applicazione che tratta i dati personali quest'ultimi non vadano persi o danneggiati.
Queste sono le domande che ho posto e spero che le risposte possano esservi di aiuto.
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