Ci sono diversi modi di procedere, come sempre. PEr quanto riguarda la rappresentazione delle stanze, utilizzerei JButton con background appropriato e label pari al numero di stanza.

Per la rappresentazione del tutto, piuttosto di avere il trittico: mesi, giorni, stanze, opterei per un calendario (magari trovi qualche componente già pronto) in cui i giorni siano verdi (stanze disponibili) o rossi (stanze occupate/chiuse per lavoro) e clickando sopra i giorni ti si apra un pannellino con la situazione prevista per le stanze.... ma giusto per evitare un overload di informazioni visive all'operatore/utente.