non è solo codesto...

Dici che hai solo documenti, mettiamo siano i diffusi "*.doc".
Se te vuoi rimuovere la chiavetta mentre ha aperto Word che ti fa leggere uno di quei documenti, l'errore arriva perchè la chiavetta (o meglio ciò che c'è dentro) in quel momento è utilizzata da un programma in esecuzione.

Bada bene che a volte ci sono programmi che, nel caso chiudi il documento ma lasci aperto Word, anche senza nessun file visualizzato, l'errore può arrivare lo stesso perchè il computer vede quel programma ancora aperto.
In tal caso devi prima chiudere il file ma anche il programma (uscendo completamente) ed allora l'errore non dovrebbe comparire (il condizionale è sempre d'obbligo).

Spero di esserti stato utile....