esistono tante strade:

1) word ed excel permettono di impostare una password per l'accesso/modifica dei documento. Se uno è un minimo esperto sono soluzioni bypassabili.

2) memorizzarlo in un archivio protetto da password. Puoi usare winzip o winrar allo scopo.

3) usare programmi per la gestione di volumi virtuali interamente criptati. TrueCrypt è un ottimo prodotto free e open

4) utilizzare gli strumenti di protezione di windows per impedire l'accesso ai documenti da parte di utenti non autorizzati... per ulteriori dettagli servirebbe sapere come sono struttutati i tuoi sistemi (tipo di sistema operativo, rete locale, con o senza dominio etc...)