Beh... è inutile creare tanti DB (soprattutto se poi hai problemi nel gestirli da codice) quando puoi creare più tabelle all'interno dello stesso DB.

Nella tua sezione di amministrazione hai bisogno di un file che ti preleva i dati dal file .tab (anche se non conosco questa estensione per cui non saprei come aiutarti) ed inserisce i valori trovati nel DB...... e poi non so: dipende da quello che vuoi controllare via PHP.