Ciao..Se ho capito bene... io ti consiglio di inserire un campo data ogni volta che inserisci un documento in un database.Per la ricerca poi fare un form che ti chiede il tipo di documenti e poi ti chiede la data iniziale per la ricerca e quella finale.Per la multi utenza se nonricordo male potresti usare un nuovo campo time stamp (NON Ti garantisco nulla) che ti tiene aggiornato per ogni riga di database il tempo di inserimento e di ogni modifica.
Sperio di esserti stato di aiuto.Ciao