Per quanto riguarda l'assistente, esce quel messaggio perchè quando si fa l'installazione standard di office non vengono caricate tutte le funzioni. Se hai il cd di installazione, inseriscilo quando te lo chiede e vedrai che potrai utilizzare l'assistente che più ti piace.
Per quanto riguarda il testo da inserire nelle mail non saprei. L'unica cosa che mi viene in mente è creare una firma ed inserire quindi il tuo testo come firma.