Crea un "area riservata" con userid e password.
Poi da qui potrai: modificare, inserire, cancellare etc.... tutto quello che vuoi.

Se usi un DB per modificare farai una query di UPDATE, inserire INSERT, cancellare DELETE etc......

Per quanto riguarda il punto 2, perche`devi creare delle celle vuote? una volta che fai la query SELECT che ti mostra le foto, incolonnale x2 - x3 - x4 insomma per quanto vuoi......