E' sempre un problema di progettazione di database: dovrai avere una colonna (basta un binary o tinyint in mysql, equivalente in access - di cui però non so il nome, o anche un boolean... vedi tu) nella tabella che contiene gli articoli che dica se l'articolo è già stato archiviato (1) oppure no (0). A quel punto la determinazione degli articoli già archiviati è immediata. Per quanto riguarda la determinazione della disposizione ottima degli articoli non ancora archiviati si tratta di risolvere il classico problema dello zaino binario (in cui la capacità dello zaino sarà la capacità del tuo supporto di archiviazione e il peso degli oggetti la loro dimensione). Ne trovi diverse implementazioni su google.

[EDIT]
Se devi tenere anche traccia del supporto su cui è stato archiviato, ti servono altre 2 tabelle e non ti serve la colonna di cui sopra: una tabella sarà per i supporti ed un'altra avrà le coppie supporto/articoli