Non ho capito molto bene il problema, più che altro l'organizzazione del progetto, ad ogni modo non mi sembra sia necessario "popolare" elementi da Form differenti: se hai un Form che visualizza un set di dati, immagazzinato su un DB o qualsiasi altro dispositivo di memorizzazione, ti è sufficiente ricaricare quei dati dal Form preposto alla loro visualizzazione quando la finestra secondaria che ne permette la modifica viene chiusa.

Questo vale ovviamente se la finestra secondaria di cui si parla è modale.

In caso contrario, devi implementare un meccanismo simile al Design Pattern Observer: la finestra che modifica i dati deve poter conoscere le altre finestre che forniscono una vista sui dati modificati, e provvedere ad avvertirle quando questi vengono alterati.

Insomma, si tratta di architetture non molto complesse ma che richiedono comunque una certa serie di considerazioni preliminari e una padronanza minima della programmazione ad oggetti, non ultima un preciso "disegno" dal punto di vista dell'applicazione, con la corretta attribuzione delle responsabilità a ciascun elemento che compone l'interfaccia visuale.

Magari descrivi meglio, o con un quadro più ampio, ciò che il tuo programma deve fare, così sarà possibile suggerire la migliore impostazione, che non è detto che necessariamente debba svolgersi nel modo che hai descritto (e che ti dà problemi).

Ciao!