$sql = "SELECT tema, allegato, allegato2, allegato3, data_corso_1, data_corso_2, data_corso_3, data_corso_4, numero_partecipanti, crediti, quota_iscrizione
FROM circolari
WHERE campo_che_userai != ''
ORDER by data_inserimento desc";


usa un campo per controllo e cosi' se vuoto non viene estratto il record

O se ho capito male hai comunque un campo con dei dati che determinano se circlare o corso
Fai un controllo su quelle sempre con un where
PS non so cosa contiene il campo