Non è che sia chiaro quello che scrivi. Comunque, se vuoi rilevare il cambiamento del numero di record di una o più tabelle, non hai bisogno di tenere aperti altrettanti recordset come ipotizzi al punto 1. E' sufficiente che tu salvi in apposite variabili il numero di record per confrontarle poi allo scadere dell'intervallo prefissato.

L'ipotesi del punto 2 è ancora meno chiara: chi fa le insert? a chi devono essere notificate?

Forse se spieghi meglio possono venire in mente altre idee.