Fai una ricerca per 'cms workflow' e leggi cosa dicono a riguardo i siti dei CMS piu' sofisticati (Vignette, Documentum, Red Dot, ecc..). Esiste anche software (desktop e online) dedicati esclusivamente alla definizione e implementazioni dei flussi di lavoro. Cosi' ti fai un'idea dei modelli che hanno sviluppato.

Generalmente le opzioni sono:

- Definizioni dei autori, ruoli e permessi
- Definizioni di flussi di lavoro per contenuti diversi
- 'Versioning' e possibilita' di 'roll back' a versioni precendenti
- Funzione check-in e check-out delle pagine web / file cosi' che in qualsiasi momento solo una persona puo' effettuare l'edit di uno di essi
- Opzioni per specificare il quando un documento venga pubblicato 'live' e anche, opzionalmente, rimosso
- Possibilita' di preview prima della pubblicazione vera e proprio
- Definizione di set di metadata e categorizazzione dei contenuti a seconda di essa