Avvenendo l'upload in un server remoto l'unico deve esistere un qualcosa che metta in comunicazione il tuo pc col server remoto e che ti avvisi di nuovi upload.
Come avviene l'upload dei documenti sullo spazio web?
Se con accesso diretto con client FTP da parte della verie persone ti serve un software che va a monitorare periodicamente il tuo spazio web e ti avverta di quando c'è qualcosa di nuovo.
Se invece l'upload avviene tramite una pagina web appositamente fatta, puoi farti modificare la funzione in modo che ti invii una e-mail ad ogni upload.
Comunque è più semplice (e più utile alla tua richiesta) l'utilizzare un programma che ti avverta di nuovi file.
Purtroppo al momento non so consigliarti nessun software che faccia ciò.