la questione è un pò complessa e meriterebbe un certo numero di approfondimenti.
giusto per una dritta di base considera che una delle principali funzionalità di Outlook consiste nel salvare in un unico file targato .pst l'intero contenuto di una installazione (account esclusi, che io sappia) compresi contatti, agenda e quant'altro.
Outlook ha un file predefinito che si lega all'installazione e che diventa il contenitore standard per la memorizzazione del lavoro corrente.
Ciò che rende diverso dagli altri questo programma è che è capace di gestire più archivi contemporaneamente.
Potresti infatti aggiungere un vecchio .pst ai file dati col risultato di avere "online" anche la posta di anni addietro.
Il file predefinito viene creato da outlook e viene denominato solitamente outlook.pst e sistemato in una cartella remota persa nei meandri del sistema di sottocartelle dell'utente. Questo file può essere cambiato od eliminato. Il trucco consiste nell'aggiungere il tuo .pst ai file di dati (puoi farlo in pannello di controllo ->posta elettronica -> file dati -> aggiungi)
in seconda battuta lo imposterai come file predefinito
in terza battuta potrai eliminare il file dati di default creato da outlook. Non perderai le impostazioni degli account.
Una cosa molto carina è che potrai anche attivare/disattivare (per velocizzare outlook) i file dati "secondari" che avrai aggiunto al primario.
Attraverso la creazione di regole personali, inoltre, potrai fare in modo di depositare le email in arrivo dove più ti conviene in base ad uno o più criteri di selezione.