fare un lavoro del genere utilizzando excel potrebbe risultare un pasticcio e poi excel non è l'applicazione più indicata. Sarebbe come scrivere una lettera con execel: si può fare, ma non è il suo lavoro.

L'ideale sarebbe l'utilizzo di un database (MySql).

Vedo che sei agli inizi e non so se sei interessato ad imparare a fondo il php.
Se sei interessato ti posso suggerire diverse guide. Altrimenti ti consiglio d installare un cms, magari molto leggero, che certamente svolge le funzioni che ti servono.