Ciao,
quello di cui hai necessità è un'applicazione per il web ( puoi anche chiamarlo sito internet dinamico ).
Una soluzione ideale sarebbe acquistare un dominio e uno spazio web in modo da non avere la necessità di configurare o di installare nulla. Al sito potreste accedervi quando vi pare e da qualsiasi postazione con qualsiasi sistema operativo. Se il sistema, come immagino, può essere consultato solo da voi, potete realizzarlo con la gestione degli utenti.

Se invece esiste la necessità di averlo su una macchina locale, come per esempio, il vostro server, avete la necessità di installare tutto l'ambiente necessario, ovvero apache, mysql e php.
Nota che esistono dei programmi, come wampserver, che installano tutto in automatico.

Scusate per l'OT, ma se cercate qualcuno che lo sviluppi ( a fronte di un corrispettivo ) io potrei essere disponibile.

Spero di essere stato utile.
Saluti