beh, ci sarebbe da definire esattamente cosa intendi per file "pesanti", perché ci sono varie soluzioni per vari problemi.

Premettendo che non conviene far caricare i file su servizi esterni (o almeno la penso cosi, si aggiunge una maggiore complessità per l'utente finale che magari non ne capisce niente) potresti, come alternativa, gestire il caricamento dei file tramite e-mail.

Mi spiego meglio, se il file da uploadare è troppo grande (quindi avvisi l'utente) gli notifichi di inviare una mail con uno specifico oggetto definito da un codice e con allegati i vari file in modo che poi quando devono fare l'operazione sanno che la mail con oggetto X è di caio

anzi, ti dico di più, quando il gestore accede all'ordine puoi benissimo, tramite IMAP, verificare se è presente la mail e permettergli di scaricarla (ci sono le apposite funzioni imap per php) cosi tutte le email stanno sempre sul server, il tuo codice gestisce l'eliminazione ed il download, e loro non devono scaricarsi tutto automaticamente