Confesso che le mie conoscenze terminano qui e che suul'argomento ne sai più di me.
Credo sinceramente che la risposta rimanga nei principi dell'OCR.
Penso anche che sarebbe forse più vantaggioso affidarsi alla manipolazione di un documento PDF: questi documenti hanno delle specifiche tali che permettono sicuramente di identificare meglio la posizione degli elementi per creare un automatismo come da te descritto.

Prova a postare sul forum il nome del software e dell'azienda, anche se non esiste più.
Per esperienza personale ti posso dire che in un caso simile, su un software di dato variabile impiegato in tipografia, recuperammo informazioni utili: eravamo convinti che non fosse più supportato ed invece scoprimmo che era stato assorbito da un'altra società. Spesso quando si usano flussi di lavoro consolidati da anni può capitare di perdere il contatto con i produttori dei software originari.