1 Usa javascript e mostra/nascondi un div con i campi che ti servono in base alla selezione della form

2 Controlla con strlen() lato server la lunghezza minima

3 Lato server se i dati sono corretti salvi i dati in db con un flag che indica in attesa di approvazione

4 con phpmailer o simili non dovresti avere problemi a farlo