Io farei cosi:

A)___Il DB deve essere sempre aperto anche se ridotto a icona
B)___Nel DB ci deve essere una maschera sempre aperta ( ridotta a icona ) con un timer
che ogni periodo ( puo scegliere il valore piu adatto minuto/ora/giorno ) attiva una Routine/Macro
C)___ La macro si occupa di verificare gli appuntamenti e se qualcosa è in scadenza
puo ingrandire le videate ridotte a icona e mandare segnali acustici mandare email ecc.



Tutto questo impegna il PC in quanto oltre ad avere una aplicazione aperta, periodicamente esegue anche delle operazioni