non uso aruba dal paleolittico quindi non so dirti se hanno permesso di schedulare dei cron, nè se finalmente ti permettono di caricare file fuori dalla webroot.

alcuni servizi di hosting quando ti colleghi in ftp ti danno accesso ad una prima directory, che ne contiene un altra (che per praticità di esempio chiameremo http)

quello che metti dentro http è quello che visualizzi andando all'indirizzo:

ipotizziamo quindi la seguente struttura:

/www.example.com
/www.example.com/http

quando vai nel browser all'indirizzo www.example.com il server pubblica il contenuto a partire dalla cartella http (che è la webroot)
quindi qualunque file posizioni fuori dalla cartella http non è raggiungibile tramite una chiamata verso il server, ma il server stesso è in grado di raggiungerla, così come un tuo eventuale script php situato all'interno della webroot è in grado di richiamare un file al di fuori della stessa (impostazioni di apache e php permettendo)

questa pratica viene normalmente adottata per file che contengono informazioni vitali all'applicazione ma che l'utente non deve in alcun modo poter accedere direttamente, vedi ad esempio i dati di connessione al database.

in questo modo lo script php che l'utente può chiamare quando naviga nel sito può richiamare i dati di connessione al db ed usarli per connettersi allo stesso ma è impossibile per tramite browser arrivare alla pagina.
Questo aggiunge un notevole livello di sicurezza.

Se aruba comunque non ti permette di impostare dei cron dovrai gestirli tu in maniera diversa da php, ad esempio impostando una tabella sul db che riporti l'ultima esecuzione del cron e far sì, ad esempio, che quando un utente accede ad una determinata pagina del sito viene effettuato un controllo sull'ultima data. se almeno tot giorni sono passati lancia lo script che invia la mail ed aggiorna la data sul db.

comunque visto che dovresti costruire tutto da zero ti conviene affidarti ad un framework (se hai qualche skill di programmazione) visto che molti hanno integrato un modulo auth per gestire riconoscimento degli utenti, o ad un CMS, che probabilmente ha già tutto montato compresa la gestione della ML