Io non credo che un DB ti aiuterebbe di più che avere un semplice documento.

Io terrei una copia del documento all'esterno del server, usare una copia eviterebbe di dover aprire quella che viene letta ai fini della visualizzazione, il personale potrebbe modificarla con tutta calma e salvarla poi a modifica finita, per salvarla occorre quei dieci o quindici secondi che non dovrebbero impedire la sovrascrittura considerato che viene letta ogni cinque minuti.

Non ho fatto una prova ma penso che funzioni