Francamente non mi è chiaro perchè dovresti "sbagliare", dipende essenzialmente dall'esistenza di componenti visuali con relativi tdatasource.
In questo caso servono tanti tdatasource diversi quanti componenti hai, e ogni tdatasource lo devi legare a un "qualcosa" (query o table).

Il rovescio della medaglia riguarda l'avere molti componenti (ma questo in generale non è un problema, lo era con Win95 e le risorse parzialmente a 16 bit), ma soprattutto il rischio che un disablecontrols, per motivi strani, non funzioni come ti aspetteresti (=> rallentamento per refresh multiplo).

Per attività tipo contare quante righe ci sono in una certa tabella, verificare se un record è già presente etc, ovvero quelle attività che sono tipicamente "oneshot", uso una t(qualcosa)query definita, tra l'altro, in una form sempre esistente (quella del login), cosicchè non la devo creare-freeare ogni volta.

Cosa ti turba? Te lo chiedo perchè mi sembra che ti stai ponendo un problema... senza porti il problema del perchè te lo poni