Se non hai esperienza di Database (Access, Sql) secondo me la cosa più semplice è un comunissimo foglio di Excel, si prepara i 10 minuti.

Colonne A= Nome, B = Data Ultima Donazione, C = Giorni rimanenti, D = Avviso, E=Giorni

Nella colonna giorni metterai 90 per uomini e 180 per donne

Giorni rimanenti: =OGGI()-B1 (copi la formula ed incolli su tutta la colonna)

Avviso: =SE((OGGI()-B1)>E1;"Chiamare!!";"Attesa")


Il tutto a programmazione zero. Se non basta in VBA alla scadenza puoi fare apparire quello che vuoi.