ciao
di base drupal possiede un utente 0 che e' un "super admin" in grado di poter gestire sia la configurazione che gli utenti del sito

per prima cosa guarda i permessi , per ogni tipo di contenuto e modulo , ci sono permessi che possono essere associati ai RUOLI (admin, autenticati e anonimi)

Ti consiglio di guardare alle funzioni del Modulo Organic Groups , che ti permette di suddividere gli utenti (ad esempio quelli con il ruolo autenticati) in diversi gruppi-condominii.

Per quanto riguarda la gestione degli utenti, puoi fare in modo che l'admin possa crearli e suddividerli in gruppi senza che questi possano effettuare la registrazione, ma solo il login

Per la gestione invece interna di documenti, non l'ho mai fatto, ma immagino tu possa creare pagine, allegare file e rendere accessibili tali pagine solo a determinati gruppi di utenti.