ti è venuto in mente "webservice" perchè normalmente servono proprio a quello: interfacciare due applicazioni diverse

ti è anche venuta in mente la parola SOAP perchè è un protocollo largamente usato sopratutto in ambiente enterprise

ora, che Wikipedia si ostini a dire che SOAP sia un "protocollo leggero", ovviamente, non vuol dire che in realtà lo sia, soprattutto da quando esiste JSON, ma che sia un protocollo universalmente supportato e "amato", ok.

Quindi la scelta è tutta tua... io personalmente non implementerei SOAP a meno di qualche imposizione dirigenziale, ma farei qualcosa di più snello strutturando correttamente i webservice, magari con la possibilità di avere un doppio formato XML/JSON.

SI: devi avere "una pagina php dedicata e un sw esterno la richiama passando un file xml". Io però comincerei a leggermi un pò di articoli sui webservice e SOA in generale