Ciao.

1)
anche io ti consiglio di utilizzare un unico file, e sfruttare Type.

es.

Type Soggetto
Nome As String
Data As Date
End Type

Dim nSoggetto As Soggetto

nSoggetto.Nome = "Mario"
nSoggetto.Data = "01/01/2001"


2) Non potresti utilizzare invece di una listbox, una listview?
Non ha bisogno di nulla...