esatto, anche perché le variabili in questione sono diverse.
un lavoro del genere si dovrebbe far così:
-schermata di completamento per allegare il documento (mantenendo viva la sessione) (oppure pagina unica per info e caricamento file)
-invio dei dati al DB
-invio mail da server (non da client, poco professionale e poco "sicuro")
-grazie e arrivederci a presto
serve linguaggio dinamico (asp, net, php...) database (access, mysql...), forse un po' di js
se non hai esperienza con linguaggi dinamici ci metti un vita (altrimenti è bene ingaggiare qualcuno)
oppure (amatoriale)
un form con method post, invio dati a mailto e fai allegare il file come hai indicato
ma questa procedura prevede un client di posta installato da parte dell'utente (che potrebbe anche aver disattivato la funzione o comunque desiderare di non usarlo)