Guarda potresti dare un occhio ad Asana. È un gestionale online che permette la catalogazione di schede, task, e allegati di file. Asana permette inoltre la condivisione con altri utenti (eventuali collaboratori) e ovviamente lo porti sempre con te con le varie app ecc... Ultima cosa è gratuito fino ad una condivisione di 15 account diversi. Credo potresti provarlo.