Un programmino che:
--- "scannerizza" le cartelle interessate
--- registra in un DB i nomi dei File
--- Alla prossima scannerizzazione se compare un nuovo file fa queste cose:
------- Ti da un avviso
------- registra nel DB il novo nome
------- (potrebbe anche avvertirti se un file è stato aggiornato leggendo la data di ultima modifica ......)
Per non andare su cose mastodontiche potresti usare un piccolo file di Access (.accdb)

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