non è che ti si cancellano i record, è che il db di access viene sovrascritto:

Ammettiamo che io per primo mi connetta al db access, lo leggo sulla ram e ci lavoro sopra diciamo per un'ora leggendo o stampando. Nel frattempo un collega apre anche lui il gestionale e immette un cliente e gli stampa una fattura; anche lui lavora sulla sua ram e poi salva il file sul server... Alla fine della storia quando io chiudero verrà salvata sul server una versione del file (quella che era sulla mia ram) che non contiene le modifiche fatte dal mio collega...

In un dbserver invece il file del db viene aperto in maniera esclusiva da un programma (il dbserver appunto) che invia e riceve ai e dai vari client le informazioni e impedisce collisioni...