Il file XML è adatto per lo scambio di documenti e basi di dati tra sistemi differenti: grazie alla sua natura testuale, è possibile interpretarne il contenuto da parte di qualsiasi modulo software; per contro, la rappresentazione dei dati in file di testo può risultare più pesante rispetto all'uso di un DB, che generalmente memorizza le informazioni in formato binario e non in formato testo.

Generalmente, i parser XML, responsabili dell'analisi del contenuto di un file XML, sono più lenti di eventuali librerie per l'accesso ai dati contenuti in un DB; esistono comunque anche funzioni API particolari per l'accesso avanzato a file XML.

Con un file XML puoi rappresentare strutture anche complesse, gerarchiche, definendo anche un documento di regole, la Document Type Definition (DTD), che ti permette di stabilire se la forma e il contenuto del file è corretta. Attraverso un DB, generalmente è più difficile rappresentare strutture gerarchiche: dovresti utilizzare campi e porli in relazione tra loro per ricreare una simile struttura.

Come ti è già stato detto, l'uso di XML rappresenta una soluzione "file based", cioè basata su file, mentre l'uso di un DB, attraverso un database manager di tipo client/server, ti può aiutare negli accessi concorrenti alla base dati all'interno di una rete, Intranet o Internet che sia.

Nessuno comunque ti vieta di utilizzare una soluzione mista, cioè memorizzare un documento XML all'interno di un campo del database, valutando tutti gli aspetti fino ad ora elencati.