Puoi rimuovere tranquillamente tutte le form che non ti servono.

In generale, dai alle singole form nomi più significativi di Form1, Form2 e così via...

Accertati che la prima form che appare sia quella designata come "MainForm" (form principale); puoi verificare questa condizione tramite la voce di menu [Project|Options...].

Quando la form principale viene chiusa, il programma termina.

Per quanto riguarda la domanda sui dati visualizzati, quando apri un DataSet (nome generico per indicare una tabella di dati ottenuta con componenti TTable, TQuery, TADOTable, ecc.), a meno che la tabella stessa non sia vuota, avrai sempre il cursore posizionato sul primo record della tabella stessa.

I controlli data aware utilizzati (DBGrid, DBNavigator, DBEdit, DBMemo, ecc.) mostreranno quindi sempre i valori di tali record. L'unica opportunità che hai è quella di entrare automaticamente in fase di inserimento di un record usando il metodo Append del componente che rappresenta la tabella per creare un nuovo record vuoto pronto da riempire.

Sinceramente, sconsiglio questo approccio poichè devi annullare l'operazione di inserimento se chiudi il programma senza fare nulla.