premesso che sarebbe utile conoscere la versione del tuo outlook, consideriamo che tu abbia outlook express:
apri outlook->strumenti->account->posta elettronica->selezioni il tuo account->proprietà->Impostazioni avanzate->inn fondo togli il flag a "Conserva una copia dei messaggi sul server".
Questo dovrebbe servirti a risparmiare spazio sul server.
Per quanto riguarda la tua domanda sul programma per salvare i files, hai bisogno di un exchange server opportunamente configurato, altre soluzioni non ne vedo.
Occhio però, che le mail vanno proprio salvate sul server, altrimenti cessa il gioco.![]()