Crei un database SQL che contiene i dati dell'intero staff del tuo sito.
A questo punto crei una pagina php che carichi i relativi dati dal database SQL..preferibilmente con il comodo mysql_fetch_array..

Cosikè quando hai bisogno di aggiungere un utente al tuo relativo staff,ti basta andare (o se non lo hai ancora,installare) nel tuo phpmyadmin e inserire i dati da li [Oppure puoi crearti un pannello di controllo che inserisca i dati nel database..].

Se hai bisogno di altre informazioni sono pronto ad aiutarti