E' difficile risponderti, nel senso che sono tante le cose che - credo - dovresti impararti prima di poter inviare una mail con PHP... prima di tutto il formato MIME...

No, un db non è strettamente necessario per inviare la mail, ma lo è per gestire il sito, in OGNI suo aspetto.

Cmq sia, sembra che i db ti spaventino: usare i db è elegante e semplice.