Certo che c'e' differenza ... e fra l'altro hai fatto una lista di elementi non congruenti tra loro ... (mi sa che hai le idee abbastanza confuse ...).

Devi usare un database (ripeto Access va bene per l'esigua quantita' di dati che hai indicato e potresti anche usare SQL Server o MySql).

E ti consiglio di utilizzare ADO per accedere al DB evitando di usare i controlli e lavorando con il modello ad oggetti e le query.