WORD - Inserire testo parziale da un documento ad un altro

[leomac]

Ciao a tutti,
come da titolo, devo inserire una parzialità di testo da un documento in word ad un altro senza però fare il copia e incolla.

In pratica ho un glossario nel quale sono presenti varie definizioni che devono essere inserite ogni volta in alcuni documenti word quando necessario. Quindi senza che faccio ogni volta il copia e incolla e che poi se è presente la definizione in più documenti devo modificarli tutti se questa cambia, c'è un modo per esempio per creare un link tra i documenti per una parzialità di testo?

Avevo provato con: dal foglio INSERISCI -> Oggetto -> Testo da file...
ma mi inserisce tutto il glossario e non mi fa selezionare solo la definizione che voglio.

C'è un modo più specifico?
Grazie.

[leomac]

UP

[KillerWorm]

Ciao, da un documento word ad un altro mi pare non sia possibile ma lo è se utilizzi un foglio excel come glossario e nei documenti word crei dei collegamenti delle parti interessate (presenti sul foglio excel).

Provato su Office 2016.

Tra parentesi: l'uso di excel mi pare anche una soluzione più appropriata per creare un glossario, rispetto ad un documento word.

In questo caso crei il tuo bel foglio excel dove ci metti tutte le tue definizioni che intendi "collegare dinamicamente" sui documenti word. Metti le definizioni ciascuna in una singola cella, magari ti fai una colonna dove avere tutta la serie di definizioni così che le celle adiacenti possano essere utilizzate eventualmente per aggiungere dettagli utili lato gestione (nomi delle definizioni, data ultimo aggiornamento, ecc.).

A questo punto hai semplicemente creato il tuo "database" excel con tutte le definizioni.

Consiglio di salvarlo dentro la stessa cartella in cui sono presenti i documenti word e di evitare di spostare successivamente i file, altrimenti i collegamenti potrebbero rompersi perché non vengono più trovati i percorsi originali dei file.

Lasciando aperto il foglio excel, apri il tuo documento word in cui vuoi aggiungere una definizione
- portati nuovamente su excel
- seleziona e copia la cella in cui c'è la definizione desiderata (un semplice CTRL+C può bastare)
- portati sul documento word quindi posiziona il cursore nel punto in cui vuoi creare il collegamento a tale definizione
- quindi fai click destro su quel punto e dal menu contestuale scegli "Collega e mantieni formattazione originale" se intendi mantenere la formattazione che hai applicato eventualmente nel foglio excel, oppure "Collega e unisci formattazione" se intendi applicare la formattazione presente in quel punto nel documento word.

Il gioco è fatto.

Per aggiornare le definizioni ti basterà aprire il foglio excel e modificare come meglio ti pare i testi contenuti.
A quel punto quando aprirai nuovamente i documenti word ti verrà mostrato un popup che ti indica che ci sono collegamenti che potrebbero rimandare ad altri file, quindi ti chiede se vuoi aggiornarli; basterà fare click su "Sì", tutti i contenuti collegati saranno automaticamente aggiornati secondo le modifiche apportate e salvate nel file excel.

Sperò possa essere una valida soluzione.
Buon proseguimento

[leomac]

Grazie Killerworm. E' sicuramente un ottima alternativa.

L'unico difetto che ho trovato è che se modifico l'ordine della lista aggiungendo una riga in mezzo al glossario o giocando con i filtri, su word mi si scombussola tutto in quanto è tutto legato alle celle e non al testo. Ad esempio se faccio il collegamento in word con la la parola "Gioco" nella cella A2 e poi inserisco una riga prima in excel, su word non troverei più "Gioco" che è passato in A3 ma quello che ora che è in A2. Almeno questo è quello che capita con office 2007.

Comunque grazie, quanto meno posso proseguire col lavoro tenendo presente questo piccolo problema.

[KillerWorm]

L'unico difetto che ho trovato è che se modifico l'ordine della lista aggiungendo una riga in mezzo al glossario o giocando con i filtri, su word mi si scombussola tutto in quanto è tutto legato alle celle e non al testo.

Ciao, sì, come hai detto tu, i riferimenti dei collegamenti (quantomeno in questo caso) sono legati alle celle; ciò che stai collegando infatti non è il semplice testo ma è di fatto una cella (per la quale viene mostrato il suo contenuto); è il normale funzionamento di questo strumento, anche col 2016.

In qualche modo si può ovviare al problema della perdita involontaria dei riferimenti ma il procedimento diventa un po' più laborioso, nonché impegnativo da spiegare. Cerco di fare una panoramica di cosa avviene attualmente e di come funzionano questo tipo di collegamenti, quindi cerco di spiegarti come si potrebbe procedere per ottenere ciò che chiedi.

Perché sia possibile creare un collegamento è necessario che il programma prenda in esame un riferimento valido e inequivocabile che, per forza di cose, non può esistere nel semplice testo ma può essere definito, ad esempio, come riferimento di una cella o di un intervallo di celle o di un foglio o di un grafico, o di qualsiasi altro elemento presente in un file excel, al quale sia possibile risalire attraverso specifiche "coordinate" o attraverso un "nome identificativo".

Faccio un erratum-corrige di quanto ho indicato all'inizio del mio precedente post. In effetti è possibile anche creare un collegamento a parti di testo di un documento word; questo però può essere fatto usando i segnalibri, cioè dei nomi che fanno riferimento a determinate posizioni relative alle parti di testo all'interno del documento. Quindi parliamo sempre di rendere "identificabile" quel particolare elemento.

SOLUZIONE IN EXCEL CON L'USO DI CELLE NOMINATE

Eseguendo il "copia/collega" di una cella "anonima", viene considerato di default il suo riferimento del tipo "Foglio1!R1C1" che identifica l'esatta posizione all'interno del foglio excel in questione. Nel tuo documento word puoi verificare le proprietà dei vari collegamenti creati; fai click col destro su uno dei collegamenti presenti, quindi seleziona "Oggetto collegato Worksheet > Collegamenti"; si aprirà la finestra "Collegamenti" dove è presente una tabellina con la lista di tutti i collegamenti e le relative proprietà; nota la colonna "Elemento" in cui dovresti avere dei riferimenti del tipo "Foglio1!R1C1", come accennato.

Ovviamente questi riferimenti puntano alle coordinate (foglio, riga, colonna) delle celle, per cui, se nel tuo excel vai ad inserire righe tra le celle che avevi già collegato al tuo word, è chiaro che il riferimento punterà sempre alla stessa "coordinata", non considerando che il tutto è stato spostato per fare spazio alle nuove righe. Quindi in questo caso i contenuti mostrati per i collegamenti sul documento word, andranno a "scalare" di posto tra loro, come hai potuto constatare tu stesso.

Ora, è possibile ottenere dei riferimenti in modo "nominale" anziché considerare il riferimento "riga, colonna" della cella. Ciò che dovrai fare, quindi, è attribuire un nome per ciascuna cella che vorrai utilizzare per i collegamenti.

Nel tuo foglio excel quando selezioni una cella ti viene mostrato il suo nome (o riferimento) nella "Casella Nome", visibile a sinistra appena sopra la tabella (alla sinistra della barra delle formule, per intenderci).

Attraverso quella casella puoi facilmente applicare un nome per qualsiasi cella o intervallo.

Ciò che dovrai fare è selezionare la cella desiderata, quindi selezionare la "Casella Nome" e scrivere un nome specifico per tale cella.

NOTA: Per confermare il nome scritto, premi invio quando ancora sei nella "Casella Nome"; se esci dalla casella senza premere invio, ad esempio selezionando una qualsiasi cella nel foglio, non sarà applicato nessun nome.

Chiaramente dovrai fare così per tutte le celle in cui andrai ad inserire le tue definizioni da usare nei documenti word.

Fai giusto attenzione ai nomi che vai a scrivere perché in base a cosa scrivi potrebbero risultare non validi e/o andare in conflitto con i riferimenti stessi delle celle. Considerali come delle variabili, quindi evita caratteri speciali e non usare spazi. Ad esempio, pensando di nominare le celle in modo incrementale, potresti voler usare dei nomi tipo: Def1, Def2, ecc. come abbreviazione di "Definizione 1", "Definizione 2"; ma in tal caso il nome coincide di fatto con il riferimento delle celle "Colonna: DEF, Riga: 1", "Colonna: DEF, Riga: 2", ecc.

In questo caso excel dovrebbe comunque impedirti di inserire nomi del genere avvertendoti con un messaggio. Il mio personale consiglio è quello di anteporre un underscore prima di un qualsiasi nome di cella. Potresti quindi applicare tranquillamente _def1, _def2, ecc. o anche _pippo, _gioco, _set, _partita, _ruota_della_fortuna

Nessuno ti vieta di dare qualsiasi nome, l'importante è assicurarsi che sia valido e che venga applicato opportunamente alla relativa cella. Fai attenzione perché selezionando un intervallo di celle e applicando un nome, questo farà riferimento all'intero intervallo (che a te non serve in questo caso) e non alla singola cella.

Nella stessa "Casella Nome", cliccando la freccetta a destra, si aprirà una tendina con la lista dei nomi che avrai creato; puoi cliccare su uno specifico nome per spostare la selezione del foglio sulla relativa cella (o intervallo) riferita a quel nome.

Ora puoi procedere col "copia/collega" nel tuo word. Da ciò che ho provato col 2016, collegando delle celle "nominate", il collegamento farà riferimento al nome della cella; spero funzioni così anche col tuo 2007. Nella finestra "Collegamenti" (di cui ho accennato prima) ora dovresti vedere dei riferimenti del tipo "Foglio1!_pippo" che chiaramente non saranno più vincolati alla "coordinata" della cella ma bensì al suo nome.

Un nome di cella/intervallo in excel fa comunque riferimento alle coordinate della relativa cella al quale è applicato ma, finché si lavora all'interno di excel, tale riferimento sarà "presumibilmente" aggiornato in base a dove la cella stessa viene spostata.

In questo caso nel tuo foglio excel potrai inserire nuove righe o spostare le celle senza preoccuparti che "slittino" i collegamenti.

Chiaramente dovrai ricordarti di applicare ogni volta un nome (che dovrà essere univoco) per ogni nuova cella/definizione che andrai ad inserire.

ATTENZIONE: ci sono comunque dei limiti per i quali il sistema non "riesce" ad aggiornare tali riferimenti per i nomi. Uno di questi è proprio l'uso dei filtri, da te menzionato. Quando si usano i filtri, ad esempio per modificare l'ordine delle righe, i nomi restano "legati" al riferimento originale delle celle e non alle nuove posizioni in cui vanno a trovarsi dopo l'applicazione del filtro.
Questo è ciò che ho potuto verificare dalle prove fatte. Non ho trovato soluzioni a riguardo, quindi in questo caso non sarà comunque possibile usare i filtri, pena la perdita dei corretti riferimenti.

SOLUZIONE IN WORD CON L'USO DI SEGNALIBRI

Il discorso è semplice: ti crei un documento word che usi come glossario (così come avevi fatto da principio); potrai quindi definire manualmente i segnalibri attraverso la finestra "Segnalibro" che apri dal menu "Inserisci > Collegamenti > Segnalibro", oppure lasciare che siano creati automaticamente procedendo in questo modo:

- nel documento word glossario, seleziona la parte di testo che vuoi collegare e per la quale sarà poi creato un segnalibro, quindi copiala (CTRL+C)
- apri il documento word su cui vuoi inserire il testo collegato
- posiziona il cursore nel punto in cui inserire il collegamento
- apri la finestra "Incolla speciale" dal menu "Home > Appunti > Incolla > Incolla speciale" (o da tastiera CTRL+ALT+V)
- spunta l'opzione "Incolla collegamento". Fai attenzione a spuntarla ogni volta perché di norma la finestra si apre con spuntata l'opzione ""Incolla" per la quale non viene creato alcun collegamento.
- nella casella di riepilogo "Come" saranno mostrati i tipi di elemento che è possibile usare per creare il collegamento con i dati copiati negli appunti. Seleziona quindi "Testo non formattato"
- click "OK"
- a questo punto il testo collegato sarà inserito nel documento e verrà automaticamente creato un relativo segnalibro (con un nome del tipo OLE_LINK1) nel documento "glossario". Quando termini questi passaggi salva sempre entrambi i documenti, sia quello in cui hai inserito il collegamento sia il glossario nel quale è stato creato il segnalibro, in modo da assicurarti che questi elementi siano correttamente salvati.

E' chiaro che in questo caso il problema dei filtri (visto in excel) non sussiste; ad ogni modo potrai aggiornare le definizioni nel glossario, inserirne delle altre e modificare i contenuti come meglio credi ma presta comunque attenzione che i segnalibri stessi non si "sfascino" per via di queste eventuali modifiche. Attraverso la finestra "Segnalibro" potrai eventualmente visualizzare e gestire tutti i segnalibri creati.


Fai le tue considerazioni e vedi tu come intendi organizzare la cosa.
Scusa comunque per la lungaggine, buon proseguimento

[leomac]

Killerworm grazie infinite! Non sapevo l'uso di questi segnalibri. Grazie infinite ancora.