ma perché vi complicate la vita in modo assurdo dico io, perché?

allora i dati sul database devi caricarli tu, avrai una procedura di setup che ti mette pronto il db. Questo SEMPRE.
I file li hai pronti in txt, ma se a te interessa tenere il file system come un db, continui accessi alla memoria sono deleteri e alle lunghe se dimentichi qualcosa o qualche chiusura.
Devi disporre il sistema in modo che possa funzionare indipendentemente da netbeans, anche il tuo exe deve avere la procedura di avvio.
Il tutto è ben documentato (in inglese), ma vedi bene le impostazioni