Beh, detta così è veramente troppo vaga per aiutarti, dovresti darci qualche elemento in più.

Comunque un consiglio posso dartelo: usa un altro programma.

Word non è adatto a fare queste cose e se anche ci si può riuscire sarà sempre poco efficiente, scomodo, limitato e macchinoso mentre ci sono programmi nati per fare proprio questo che sono intuitivi, comodi e pieni di funzionalità.

Se vuoi restare nell'ambito Office potresti provare con Outlook oppure provarne uno gratuito come l'ottimo EssentialPIM (che fra le altre innumerevoli cose prevede anche che un appuntamento sia esclusivo, cioè non possa sovrapporsi ad un altro)