Visto la mole di dati credo,spero, che tu stia lavorando su un DB Server come Microsoft Sql Server. Ogni N minuti (dove N viene assegnato sulla base di una analisi di prestazioni) parte una Procedure che controlla i post scaduti e avvisa i rispettivi utenti del caso. Per le email puoi utilizzare l'oggetto SQLMail o se vuoi complicarti la vita, puoi creare/lanciare un servizio di win che invia le email... alla chiusura della stored chiudi il servizio e sei ok.

saluti


ps = usare operazioni pianificate è da noob raga