allora andiamo con ordine

Sì, in MS Outlook il file è uno solo ed ha estensione .pst, è unico e comprende la rubrica e i messaggi.
Lo devi salvare e incollare da qualche parte, dopo, una volta reinstallato Office (e quindi Outlook), non devi copiarlo e incollarlo nella cartella dove era in origine, ma seguire la procedura guidata (il più delle volte, al primo accesso, ti chiede lui direttamente se vuoi importare)...la procedura in dettaglio è qui .